Firma księgowa w której
pracuję, wdrożyła nowy system, który
miał pomóc naszym klientom w lepszym zarządzaniu firmą – w szczególności w
czasach kryzysu gospodarczego i zmniejszających się obrotów. System jest autorski
i działa na naszym podstawowym systemie księgowym. Koszty wdrożenia tego
systemu były bardzo wysokie – zatrudniliśmy zewnętrzna firmę informatyczną,
która zajmowała się projektem przez miesiąc.
Oczywiście nie obeszło się bez problemów, po fazie testów okazało się,
że klienci otrzymali nieprawidłowe dane, jednak wszystko zostało zweryfikowane
i na szczęście skończyło się wszystko dobrze.
Tak to ponoć jest, kiedy wdraża
się nowatorskie rozwiązania w firmie, po prostu pojawiają się błędy.
Nasz system skuteczny
jest niestety tylko w określonych przypadkach. Niestety bywa też tak, że
klienci, którzy ściągają dane o płatnościach ZUS i podatkowych, zapominają o ich
pobraniu, a potem my wysyłamy ponownie dane mailem. W efekcie praca
jest podwójna. Niestety zdarza się też tak, że klienci zapominają loginu lub
hasła, wtedy problem staje się bardziej poważny, bo trzeba wygenerować nowe
konta, zaczytać poprzednie dane itd.
Nowy system pozwolił też
na to, żeby klienci logowali się do niego i pobierali tam potrzebne do
zarządzania ich firmami dane. I co się okazało? zaczęliśmy dostawać ogromną
ilość maili i telefonów z pytaniami co
oznaczają dane tam umieszczone. W konsekwencji zamiast usprawnienia , mamy
teraz ręce pełne dodatkowej pracy. W tym
całym zamieszaniu zastanawiam się, czy stare metody nie były jednak najlepsze;
narzekaliśmy na stary system, ale dopiero wdrożenie nowego pokazało, że stary
system wcale nie był taki zły...
Okazuje się, że lepsze
jest wrogiem dobrego L.
Teraz w dziale audytu też
będą zmiany - z tego co mi wiadomo wdrażane są procedury, które mają ułatwić
komunikacje z klientami. Ci klienci, którzy korzystają z usługi audyt
księgowości będą teraz mogli zweryfikować postępy pracy weryfikacji ksiąg podatkowych
i rachunkowych. No cóż, zobaczymy czym jeszcze zaskoczy mnie informatyka...
